KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

KEMAL İNŞAAT TURİZM GIDA OTOMOTİV AKARYAKIT TİC SAN LTD ŞTİ. (“Şirket”) kişisel verilerin korunmasına, gizliliğine ve güvenliğine önem vermekte, bu hususta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve yürürlükte bulunan diğer tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret göstermektedir.

 Bu itibarla Şirketimiz tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir. İşbu Politika çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanarak kişisel veri sahiplerini bilgilendirilmekte ve gerekli şeffaflığı sağlanmaktadır.

1.2-3                Kapsam

Bu Politika; Şirketimiz çalışanları, çalışan adayları, müşteriler, topluluk şirketi çalışanları, hissedarlar, hizmet sağlayıcıları, tedarikçiler, iş ortakları, iştirakler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu Politika’nın EK 1 (“EK 1- Kişisel Veri Sahipleri”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

Şirketimiz müşterilerin kişisel verilerinin işlenmesi hususunda; müşterilerin veri işleme faaliyeti hakkında aydınlatılmasına büyük önem verir, müşterilerin aydınlatılması için Şirket uygulamaları bakımından gerekli düzenlemeleri yapar. Müşteri adaylarının bilgisine sunulmak üzere işbu Politika’yı ve Aydınlatma Metnini internet sayfasında yayınlar, satış işlemleri esnasında da Aydınlatma Metnini Müşterinin bilgisine sunar. 

Şirketimiz, çalışanlar veya çalışan adaylarını; işle ilgili gerçekleştirmiş olduğu faaliyetleri kapsamında ne şekilde bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulduğu (e-mail kontrolü, araç takip cihazları kullanımı, kamera ile izleme gibi), bu kişisel verilerin işlenme amaçları ve prosedürleri hakkında bilgilendirir, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”na doğrudan erişimini e-posta, elden teslim gibi yöntemlerle sağlar.

Çalışanların kendi iş faaliyetleriyle ilgili işvereni tarafından hangi kişisel veri işleme faaliyetleri yürüttüğünden haberdar edilmeleri ve farkındalık oluşması için Şirketimiz nezdinde, çalışma ortamının doğasına uygun olarak uyarılar yerleştirilir.

Diğer veri ilgililerinin ise Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına; varsa taraflar arasındaki sözleşmeye ek yapılmak suretiyle, ziyaretçilerin Şirket binasında ilan ve duyuru panolarında görebilecekleri şekilde alenileştirilmesi suretiyle yahut Şirkete ait web adresinde yayınlanmak, talep halinde fiziki bir suretinin elden teslimi suretiyle ulaşabilmeleri sağlanır.

1.4               Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir.

1.5               Politika’nın Yayımlanması ve Yürürlüğü

İşbu Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda (Şirketin internet sayfası) olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır.  Ayrıca kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir, gerekli olan bölümler güncellenir, gerekli görüldüğü takdirde Yönetim Kurulu kararı ile yürürlükten kaldırılabilir.

2.                  KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

2.1.            Kişisel Verilen İşlenmesine İlişkin Hukuki Nedenler

2.2.            Kişisel Verilerin Kategorizasyonu ve İşlenme Amaçları

Şirketimiz nezdinde, Kanun’un 10. maddesi ve ikincil mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, Şirketimizin kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir. İşbu Politika ’da belirtilen amaçlar ve şartlar çerçevesinde, işlenen kişisel veri kategorilerine ve kategoriler hakkında detaylı bilgilere Politika’nın EK 3 (“EK 3- Kişisel Veri Kategorileri”) dokümanından ulaşılabilecektir.

Söz konusu kişisel verilerin işleme amaçlarına ilişkin detaylı bilgiler Politika’nın EK 1’inde (“EK 1- Kişisel Veri İşleme Amaçları”) yer almaktadır.

2.3.       Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

• Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler Şirketimizin iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

2.3.2.      Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirketimiz, kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır.

2.3.3.      Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.

2.3.4.      İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz, kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

2.4.     Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, işbu Politika’nın 2.5. başlığı (“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi”) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır.

i.            Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.

ii.           Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.

iii.           Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

iv.            Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.

v.            Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

vi.            Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.

vii.             Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

viii.           Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

2.5.         Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

• Adli sicil; ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri, adli sicil kaydı,  eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı, adli sicil bilgileri, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, devam eden mahkeme bilgileri, kimlik belgesi üzerinde yazan ırk etnik köken bilgileri,  Sendika/dernek/vakıf üyelikleri; biyometrik veri avuç içi, parmak izi, retina taraması, yüz tanıma bilgileri, hukuki işlem bilgileri, adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dosya bilgileri gibi sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.  Personel özlük dosyasında tutulmak üzere iş yeri giriş- çıkış puantaj sistemi kapsamında parmak izi verisi personelin açık rızası kapsamında işlenecektir.

• Engellilik durumuna bilgileri, kan grubu, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri, sağlık raporu, periyodik muayane formu, yemek hizmeti veren çalışanlara yönelik portör muayene bilgileri, psikoteknik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri,  fiziki muayene sonuçları,  diğer sağlık verileri (kan, idrar, solunum fonksiyonu, işitme fonksiyon testleri ve bunlara ait raporlar) ile, portör muayenesi, aşı belgesi), hastalık bilgileri (kalıtsal, konjenital, kronik vb.),  özel sağlık sigortası poliçesi gibi sağlık bilgilerine ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

• Personel özlük dosyasında tutulmak üzere; işyeri güvenliğini sağlamak üzere iş yeri giriş çıkış sistemlerinde bulunan kimlik kartı üzerinde görünen ırk ve etnik köken bilgisi ile, bilhassa toplu iş sözleşmesi uygulamalarında koordinasyonu sağlamak üzere dernek,vakıf ve sendika üyeliğine ilişkin bilgiler veri sahibinin açık rızası kapsamında işlenebilecektir.

2.6.     Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

Şirket, Kanun’un 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.

3.           ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

3.1.     İŞE ALIM SÜRECİNDE KİŞİSEL VERİ TOPLANMASI

3.1.1. İş İlanı Verme ve Başvuru Süreçlerinde İzlenmesi Gereken Adımlar

3.1.2. İlan Veren Şirket Bilgilerinin Belirtilmesi

Şirketimiz, açık pozisyonlar için işe alım sürecini iş ilanıyla (internet sitesi, gazete ilanı, istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla veya benzeri yöntemlerle) başlatabilir veya kendilerine iletilen özgeçmişleri değerlendirebilir.

Şirketimiz, adayların kişisel verilerini hukuka uygun bir şekilde işlemeye ve bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirmeye özen gösterirler. Bu kapsamda her bir iş ilanında veya başvuru formunda ilgili Şirketin unvanı ve iletişim bilgileri açıkça belirtilir.

Şirketimiz, istihdam veya danışmanlık şirketi aracılığıyla işe alım sürecini başlatmaları durumunda, istihdam veya danışmanlık şirketi tarafından toplanan kişisel verilerin nasıl kullanılacağının ve paylaşacağının belirtilmiş olmasını sağlamaya yönelik önlemleri alır.

3.1.3. Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumlu Olması

Şirketimiz, kişisel veri sahibini bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için toplanan kişisel verilerin hangi amaçla toplandığı hususunda adayları bilgilendir. Toplanan kişisel verilerin, aday tarafından başvurulan pozisyon dışında, başka bir pozisyon veya amaç için kullanılması veya paylaşılması öngörülüyorsa, bu kullanım ve paylaşım amaçları açıkça belirtilir.

İşe alım sürecinde kişisel verilerin toplanması için yöneltilen sorular ile kişisel veri toplamak amacıyla hazırlanan formlar her açık pozisyon türüne göre değerlendirilir ve gereksiz kişisel veri toplanmasının önüne geçecek önlemler alınır (örneğin; adayların adı, soyadı, adresi, doğum tarihi, e-posta adresi, iş deneyimi ve eğitimi hakkında sorular sorulabilir). Çalışanlardan toplanan bazı kişisel veriler, adayın işe alımı onaylanmadan istenmemelidir (örneğin; banka hesap bilgileri).

Adayın başvurduğu işin niteliğine göre daha kapsamlı kişisel veri işlenmesi gerekli olabilir. Ancak, söz konusu kişisel veriler işin niteliğine uygun olmalıdır. İşin niteliği gereği talep edilen kişisel veriler sadece ilgili pozisyon için geçerli olmalıdır.

3.1.4.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Çalışan adayların ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı ve ceza mahkumiyeti ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

Şirketimiz tarafından, kanuni zorunluluk veya işin niteliği gereği olanlar hariç, işe alım kararı vermek amacıyla özel nitelikli kişisel veriler baz alınarak ayrımcılık yapılamaz veya bu amaçlarla işe alım sürecinde özel nitelikli kişisel veriler işlenemez.

İşin niteliği veya kanuni zorunluluk nedeniyle özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekiyorsa, ancak bu kapsama uygun düşen özel nitelikli kişisel veriler, mümkün olduğunca sınırlı olarak işlenebilir. Böyle bir durumda, işlenecek özel nitelikli kişisel verileri talep etme nedeni ve kullanım amacı hakkında başvuru formuyla veya ayrı bir açıklayıcı not ile aday bilgilendirilir.Talep edilmesi gereken özel nitelikli kişisel veriler, adaydan ilerleyen aşamalarda toplanabilir nitelikte ise, bu veriler işe alım sürecinin ilk aşamasında istenemez.

3.1.5.  Mülakat Sırasında İzlenecek Adımlar

Şirketimiz; adaylar ile video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat gerçekleştirebilirler.

Şirketimiz mülakatı gerçekleştiren çalışanlarını, mülakat sırasında toplanan kişisel verilerin nasıl kayıt altına alınacağı ve muhafaza edileceği hakkında bilgilendirir.

Görüşmeyi yapan ilgili kişilerin mülakat sırasında kayıt altına aldıkları kişisel veriler hakkında, ilgili aday, kişisel verilerine ilişkin kanuni haklarını kullanmayı talep ederse; bu talep ilgili Şirketimiz tarafından en geç 30 gün içerisinde cevaplandırılır. Şirketimiz, görüşmeyi gerçekleştirecek olan çalışanlarını bu konu hakkında bilgilendirir.

Şirketimiz, aday tarafından ileri sürülebilecek kanuni hak kullanım taleplerinin kullanılması için gerekli önlemleri alır.

3.1.6.   Adayların Kişisel Verilerinin Saklanması ve Güvenliği

İşe alım sürecinde Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin gösterdiği özeni aynı şekilde işe başvuran adaylara da gösterir. Bu kapsamda özellikle aşağıdaki önlemler alınır:

Başvurular dijital ortamda iletiliyor ise, Şirketimizin güvenli bir sistem kurması gerekir. Elektronik ortamda iletilen başvurular sadece işe alım sürecinden sorumlu olan kişiler tarafından erişilebilen dizin veya sistemlere kaydedilir. Başvurular posta veya faks aracılığıyla iletiliyor ise, insan kaynaklarından sorumlu yetkili kişiye başvuruların iletilmesi sağlanır. Elde edilen fiziki belgelerin güvenliği sağlanır.

Şirketimiz adayların kişisel verilerine erişimi, işe alım süreçlerini yürütmekle görevli olan kişilerle sınırlar. Söz konusu kişiler, adaylara ait kişisel verilerin işlenmesi ile alınacak güvenlik önlemleri hakkında düzenli aralıklarla bilgilendirilir.

Şirketimiz işe alım sürecine ilişkin kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek adına her türlü teknik, idari ve hukuki tedbiri alır.

Şirketimiz işe alım sürecine ilişkin adayın kişisel verilerini, bu verilerin işlenme amaçlarına uygun olan bir süre boyunca saklar. İş hukuku ve diğer ilgili düzenlemelere uyumlu olarak, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda, kişisel veriler, Şirketimiz tarafından veya adayın talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Geçerli bir sebep olmadığı takdirde (muhtemel uyuşmazlıkların çözümü gibi), Şirketimiz ilgili kişisel verileri işe alım sürecinden dolayı doğabilecek taleplerin zamanaşımı süresi bitiminden sonra muhafaza etmez. İlgili zamanaşımı süresinin bitiminden itibaren adayın kişisel verileri anonimleştirilerek saklanmaya devam edilebilir.

İşe alım sürecinde adayın durumu hakkında araştırma yapılmış veya herhangi bir şekilde üçüncü kişilerden veri temin edilmiş ise, üçüncü kişilerden elde edilen bilgiler en kısa sürede silinir.

Şirketimiz başarıyla sonuçlanmayan başvuruları ileride açılabilecek pozisyonlar için değerlendirmek isterlerse, kayıtlarda adayların kişisel verilerini tutabilir. Bu amaçla kişisel veri tutulacaksa; iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı belgelerde Şirketimiz adayları bu konuda bilgilendirecek ve talep etmeleri durumunda bilgilerin kayıtlardan silinebileceğini belirtecektir.

3.2.     ÇALIŞANLARIN VERİLERİNİN İŞLENMESİ

3.2.1. Çalışanların Bilgilendirilmesi ve Kişisel Veri İşleme Şartları

Şirketimiz, çalışanlarını; kendileri hakkında işlenen kişisel verilerin hangileri olduğu, kişisel verilerin hangi amaçlarla ve sebeplerle işleneceğini, kişisel verilerin hangi kaynaklardan toplandığını, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirir.

Şirketimiz Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan şartlardan en az birisine dayalı olarak çalışanlarının kişisel verilerini işler. Bu şartlar;

•         Çalışanın açık rızasının olması,

•         Veri işlemenin ilgili kanunlarda açıkça öngörülmesi,

•         Fiili imkansızlık sebebiyle çalışanın açık rızasının alınamaması,

•         Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması,

•         Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

•         Kişisel verinin kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

•         Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

•         Meşru menfaate dayalı olarak verilerin işlenmesidir.

Bu şartlardan en az birisinin varlığı halinde kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilebilir. Veri işleme faaliyeti, şartlardan birisine veya birden fazlasına dayalı olarak gerçekleştirilebilir.

Açık rıza alınması gereken durumlarda, söz konusu açık rıza alma işlemi, kişisel verilerin işlenmesinden önce tamamlanır.

Şirketimiz, kişisel verilerinin saklanması, kullanılması ve paylaşılmasına ilişkin olarak çalışanların bilgilendirilmesi konusunda, kendilerine özgü şartlara göre en faydalı yöntemi tespit eder ve uygular, gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

3.2.2. Topluluk Şirketleri/ İş Ortakları/ Bağlı Ortaklıklarımız/ Tedarikçiler ve Kamu Kurumu Çalışanlarının Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, işletme konusu faaliyetlerini yerine getirmek üzere bir veya birden fazla üçüncü şahıs şirket ile ticari iş ilişkisi kurabilmekte, bu ticari  ilişkiye konu olan iş kapsamında işçi devri, geçici iş ilişkisi tesis edebilmekte yahut yürütülmekte olan işin koordinasyonunu sağlamak adına üçüncü şahıs Şirket veya Kamu Kurumu çalışanının işin yürütülmesini gerektiren verilerle sınırlı olmak kaydıyla kişisel verileri işlenebilmektedir.

Aşağıda belirtilen amaçlarla çalışan kişisel verilerini ilgili Şirketlerden ve Kamu Kurumlarından temin etmekte ve işlemektedir:

•         Müteselsil sorumluluk kapsamına giren hususlarda çalışanlarına sağlanan yan hakların ve menfaatlerin planlanması ve takibi,

•         Müteselsil sorumluluk kapsamına giren hususlarda çalışanlarının ücret yönetimi ve prim süreçlerinin planlanması ve icrası konusunda takibi,

•         Toplu İş Sözleşmesi süreçlerine destek olunması,

•         Birlikte yürütülen iş kapsamında stratejik insan kaynaklarının planlanması, yedekleme süreçleri ve organizasyonel gelişim faaliyetleri konusunda destek olunması,

•         Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusundaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

•         Şirket çalışanlarına yönelik iletişim, haberleşme faaliyetlerinin yürütülmesi, çalışan memnuniyeti ve bağlılığının sağlanması süreçlerinin yürütülmesi

3.2.3. İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması

Şirketimiz, mutlaka açık ve öngörülebilir bir ihtiyaç üzerine çalışanlardan kişisel veri toplar. Şirketimiz, toplanan verilerin bahsi geçen ihtiyaçları karşılama konusunda elverişli olmasını sağlar.

Yukarıda belirtilen prensibe uyumluluğu sağlamak amacıyla çalışanların kişisel veri girişi yaptığı her türlü form ve girdi yöntemi denetlenir. Bu denetim, mevcut form ve girdi yöntemleri için en kısa sürede; yeni oluşturulacak form ve girdi yöntemleri için bunların kullanılmasına başlanmadan önce tamamlanır. Yapılacak denetim neticesinde gereksiz veri toplanmasını sağlayan kısımlar ilgili form ve girdi yönteminden çıkarılır. Ayrıca bu kısımlar sayesinde elde edilen kişisel veriler derhal silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir.

3.2.4. Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması

 

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin güncelliğini sağlamak adına gerekli önlemleri alır. Bu kapsamda özellikle aşağıda hususlara dikkat edilir:

• Çalışanların, değişme ihtimali olan kişisel verileri (adres, telefon, aile/yakın bilgisi vb.) tespit edilir.


• Değişme ihtimali olan kişisel verilerin elektronik ortamda kolayca görülmesine yönelik önlemler alınır.


• Değişme ihtimali olan kişisel verilerin elektronik ortamda herkes tarafından değil; sadece ilgili çalışanın kendisi ve diğer erişim yetkilileri tarafından görülmesi sağlanır.


• Çalışanların değişme ihtimali olan kişisel verileri elektronik ortamda görmesi imkânı bulunmuyorsa; bu kişisel verilerin fiziki ortamda gösterilebilmesi için gereken tedbirler alınır.


• Çalışanların değişme ihtimali olan kişisel verilerini güncel tutmaları sağlanır. Bu kapsamda farkındalık çalışmaları ile ilgili insan kaynakları personeli tarafından aktif takip yapılır.

Yukarıda açıklanan yöntem haricinde Şirketimiz; kendine özgü koşullara göre çalışanların işlenmekte olan kişisel verilerini güncel tutmak için gerekli önlemleri alır.

3.2.5. Özel Nitelikli Çalışan Verilerinin İşlenmesi

Kişisel verilerin bir kısmı, KVK Kanunu kapsamında “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır.

Özel nitelikli kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Şirketimiz, sağlık verilerini, çalışanın açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda (3.1.3. maddesinde ayrıntılı olarak izah edildiği üzere) işleyebilir:

(i) Çalışanın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, sadece kanunlarda öngörülen hallerde,

(ii) Çalışanın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar eliyle işleyebilir.

3.2.6. Çalışanların Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Genel Yaklaşım

• Sağlık Verilerinin Zorunlu Olmadıkça İşlenmemesi ve Ayrı Saklanması

Sağlık verileri, özel nitelikli kişisel veriler arasında yer almaktadır. Başta çalışanların kaza ve hastalık raporları olmak üzere çalışanların sağlık verileri, diğer kişisel verilerinden ayrı olarak saklanır. Çalışanın işe gelmediği günlere ya da karıştığı kaza ve diğer olaylara ilişkin bilgiler kullanılırken çalışanın sağlık verilerinin kullanılmasından mümkün olduğunca kaçınılır.

• Sağlık Verilerinin Belirtilen Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşlenmesi

Şirketimiz, çalışanlara yapılacak sağlık anketlerinde, sadece gerçekten gereken bilgilerin toplandığından emin olur ve gereksiz bilgi talep edilmemesi hususuna özen gösterir.

Şirketimiz, sadece belirtilen amaç için gerçekten gerekli olduğu düşünülen sağlık verilerinin şirketle paylaşılmasını isteyebilir.

• Sağlık Verilerini İşleyecek Kişilerin Belirlenmesi

Çalışanların sağlık verilerini işleyecek veya işlemeye yetkilendirecek Şirket çalışanlarının ilgili mevzuat ve oluşturulan gizlilik politikası hakkında bilgi sahibi olması sağlanır.

Çalışanın sağlık verileri bu işi yapmaya yetkin kişiler tarafından analiz edilir.

Şirketimiz, çalışanlara, sağlık verilerinin hangi amaçlar çerçevesinde kullanıldığını ve bu verilere kimin, ne amaçla eriştiğini anlaşılır bir biçimde bildirmeye özen gösterir.

• Sağlık Verilerinin Paylaşımı ve Bu Verilere Erişim

Sağlık verilerinin paylaşımında özel nitelikli kişisel veriler için getirilen yasal yükümlülükler dikkate alınarak ve bu yükümlülüklere uygun olarak bu paylaşım işlemleri yürütülür.

Şirketimiz, kural olarak, çalışanların sağlık verilerini diğer çalışanların erişimine açmazlar. Ancak hukuken Şirketimizin meşru menfaatleri gereği bir işin ve bu işle ilgili olarak da bu verilerin işlenmesi zorunlu ise; bu işle görevli olan personelin işin gereğini yerine getirmekle sınırlı olmak kaydıyla bu kişisel verileri işlemeleri için gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak kendilerine erişim hakkı sağlanır.

3.2.7.  Muayene ve Testlerden Elde Edilen Sağlık Verilerinin İşlenmesi

• Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Şirket Politikasının Çalışanlara Bildirilmesi

Şirketimiz, çalışanların sağlık verilerinin işlenmesine ilişkin izlenen politikaların şeffaf olmasına özen gösterir. Bu şartlar hakkında çalışanları bilgilendirmeye özen gösterir.

• İşe Alınması Muhtemel Olan Adayların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, işe alınması muhtemel olan adayların söz konusu işe uygun olup olmadığına karar vermek için ilgili adaya testler yapılmasını talep edebilir. Bu testleri aynı zamanda herhangi bir kanuni yükümlülüğünü yerine getirmek için veya muhtemel çalışanın tabi olacağı sigorta türünü belirlemek için de yapabilir.

Şirketimiz, muayene ve testlerin hangi amaçlarla yürütüleceğini önceden belirler, amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahil olunabilecek yöntemleri izler.

• Çalışanların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin Toplanması

Şirketimiz, iş sağlığı ve güvenliği programı kapsamında tıbbi muayene ve testler aracılığıyla çalışanlara ait sağlık verilerini toplayabilir. Yasal mevzuata göre zorunlu muayene ve testler dışında kalan muayene ve testlere katılmak, çalışanın kendi seçimine bırakılır.

Şirketimiz, amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahil olunabilecek yöntemleri izler. Örneğin, çalışanın sağlık verilerini öğrenmek için muayene sonuçlarına bakmak yerine sağlık anketi yapabilir.

• ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR

3.3.1. Yan Haklar ve Menfaatlerin Sağlandığı Durumlarda Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Özel sağlık sigortası, hayat sigortası, ferdi kaza sigortası, şirket aracı, bireysel emeklilik, esnek yan fayda programı ya da benzeri faydalar bu başlık altında yan haklar ve menfaatler olarak adlandırılır.

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin çalışanlara yan haklar ve menfaatler sağlamak için hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılmasında, asgari düzeyde veri paylaşmaya özen gösterir. Bahsi geçen üçüncü kişilerle sadece, ilgili yan hak ve menfaatin sağlanması için zorunlu olan kişisel veriler paylaşılır. Ayrıca, bu kapsamda toplanan kişisel verilerin başka bir amaçla kullanılmaması için gerekli tedbirler alınır.

Hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılacak kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadıkları paylaşımdan önce değerlendirilir.

Hizmet alınan üçüncü kişiler ile yapılacak kişisel veri paylaşımları hakkında Çalışanların bilgilendirilmesi sağlanır. Bu kapsamda, çalışanların hangi kişisel verilerinin paylaşıldığı ve bunların ne amaçla kullanılacağı çalışana açıklanır.

3.3.2. Usulsüzlüklerle Mücadele Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, çalışanların usulsüz işlemlerini engellemek adına değişik birimlerde bulunan kişisel veri setlerini karşılaştırabilir. Usulsüzlüklerle mücadele kapsamında yapılacak kişisel veri seti karşılaştırma işlemleri için kurallar Şirketimiz tarafından belirlenir.

Şirketimiz usulsüz işlemlerin tespiti amacıyla çalışanlarının kişisel verilerini ancak aşağıdaki koşullar veya benzeri koşullardan birinin varlığı halinde paylaşır:

• Hukuken ilgili çalışanın kişisel verilerinin paylaşılmasının zorunlu olması,


• Çalışanın kişisel verilerinin paylaşılmaması halinde bir suçun önlenmesinin ya da tespit edilmesinin mümkün olmayacağına dair güçlü şüphe bulunması,


• İlgili çalışanın iş sözleşmesinde, kişisel verilerinin bu kapsamda paylaşılmasına ilişkin hüküm bulunması.

3.3.3. Şirket Birleşme ve Devralmaları İle Şirket Yapısını Değiştiren Diğer İşlemlerde Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirket birleşme ve devralmaları da dahil şirket yapısını değiştiren tüm işlemler bu bölüm altında değerlendirilmektedir.

• Şirket Yapısı Değişikliği İçin Çalışanların Kişisel Verilerinin Paylaşılması

Şirketimiz, şirket yapısı değişikliği amacıyla çalışanların kişisel verilerini paylaşma gereksinimi duyduklarında; öncelikle bu kişisel verilerin mümkün olduğu ölçüde anonimleştirilerek paylaşılmasını sağlar.

Anonimleştirilerek paylaşılması mümkün olmayan çalışan kişisel verileri için karşı taraftan sadece şirket yapısı değişikliği ile ilgili işlemleriyle sınırlı olarak bu kişisel verileri kullanacağı, kişisel verilerin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun veri güvenliği hükümleri uyarınca korunacağı ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun ilgili hükümlerine uygun olarak işleneceği, kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmayacağı ve ilgili işlemler tamamlandıktan sonra kişisel verilerin silineceği veya yok edileceğini konularında taahhüt alınır.

• Bilgilendirme Yapılması

Bilgilendirmenin ilgili Şirketimiz menfaatine olumsuz herhangi bir etkisi olmayacak ise (örneğin şirket birleşmesi işlemi çerçevesinde kişisel verilerinin paylaşıldığını öğrenen çalışanın bu bilgiyi kullanarak şirket hisse fiyatlarına etki etmesi gibi), çalışanlara hangi kişisel verilerinin ne amaçla paylaşıldığına ve kullanılacağına ilişkin bilgilendirme yapılır.

Çalışanlar, ayrıca, hangi kişisel verilerinin şirket yapısı değişikliği sonucu yeni işverenlerine aktarılacağı konusunda bilgilendirilir.

3.3.4.  Disiplin Soruşturmaları Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, disiplin soruşturmaları sırasında da çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yükümlülüklere aynen uymak zorundadırlar. Bu kapsamda özelikle aşağıdaki aksiyonlar alınır:

• Disiplin soruşturmalarına ilişkin politika ve prosedürlerin kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerle uyumlu hale getirilmesi,


• Disiplin soruşturmaları kapsamına giren kişisel verilere de çalışanların kişisel verilerine erişme hakkı kapsamında erişilebileceği konusunda disiplin soruşturmaları yapmaya yetkili kişilerin bilgilendirilmesi,


• Disiplin soruşturmaları sırasında hukuka aykırı yöntemlerle kişisel veri elde edilmemesini sağlayacak önlemlerin alınması,


• Disiplin soruşturmaları sırasında kullanılacak olan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasına dikkat edilmesi,


• Disiplin soruşturmasına ilişkin kişisel verilerin ve kayıtların güvenli şekilde saklanması,


• Çalışanlar hakkındaki asılsız iddiaların, eğer bunların silinmemesi için herhangi bir hukuki sebep bulunmuyorsa, çalışanların dosyalarından silinmesinin sağlanması.

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerine sadece disiplin soruşturmasının varlığı sebebiyle keyfi olarak erişilmesine engel olurlar. Bu kapsamda kişisel verilerin elde edilme amaçlarına uygun düşmüyorsa veya soruşturma konusunun ciddiyetine göre kişisel verilere erişmek orantısız bir işlem olarak değerlendiriliyorsa salt disiplin soruşturması nedeniyle çalışanların kişisel verilerine erişilemez.

3.3.5. Çalışanların İş Faaliyetleriyle Bağlantılı Gerçekleştirdiği Elektronik Haberleşme İşlemlerine İlişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi

• Elektronik Haberleşme Araçlarının Kullanımına İlişkin Politika Belirlenmesi

Şirketimiz tarafından çalışanlara sunulan telefon, faks, e-posta, laptop, internet ve benzeri elektronik haberleşme araç ve vasıtalarının denetlenmesi söz konusu ise, bu elektronik haberleşme araç ve vasıtalarının kullanımına ilişkin politika belirlenerek çalışanların bilgisine sunulur. Bu politika içerisinde, çalışanların belirlenen kurallara aykırı davranması halinde uygulanacak yaptırımlara da yer verilir.

Elektronik haberleşme araçlarının kullanımına ilişkin mevcut politikalar var ise, bu politikaların kişisel verilerin korunması mevzuatı ile diğer ilgili mevzuata uyumluluğu değerlendirilir; politikalar kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu olacak şekilde revize edilir.

Elektronik haberleşme araçlarının şahsi amaçlarla kullanıma izin verilmesi halinde, izin verilen şahsi kullanım sınırları belirlenir ve çalışana bu sınırlar bildirilir.

Çalışanların, işle ilgili haberleşme içeriklerinin her zaman denetlenebileceğinin farkında olmaları ve bu konuda bilgilendirilmeleri önem taşır.

• Kurumsal Elektronik Posta Kullanımına İlişkin Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, çalışanların kurumsal e-postalarının kullanımına yönelik faaliyetleriyle alakalı kişisel verilerini işleyebilir. Bu kişisel veri işleme faaliyetlerinin kapsamı ve amacı konusunda çalışanların açık bir şekilde bilgilendirilmesi esastır. Buna ilaveten bu kişisel veri işleme faaliyetlerinin hukuki niteliği ve kapsamı konusunda mutlaka hukuki değerlendirme yapılır.

• İnternet Kullanımına İlişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirketimiz, işyerindeki internet kullanımına ilişkin sınırlamalar getirebilir ve bu sınırlamalara uyulup uyulmadığını denetleyebilir.

İnternet kullanımına ilişkin kişisel verilerin işlenmesinde, Şirketimiz bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında çalışanlarını açık bir şekilde bilgilendirir.

Hukuki bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için internet kullanımının izlenmesi gerekmekte ise veya ilgili veri işleme Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanunu’nda belirtilen şartlardan bir başkasını karşılıyor ise, çalışanlardan ayrıca açık rıza alınması gerekmez. Ancak bu kişisel verilerin KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri sahibinin rızasına tabi olmayan kişisel veri işleme şartlarına dayalı amaçlar dışında işlenmesi durumunda ayrıca çalışandan açık rıza alınır.

• Elektronik Haberleşme İşlemlerine İlişkin İşlenen Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Şirketimiz, çalışanların iş faaliyetleriyle bağlantılı gerçekleştirdiği elektronik haberleşme işlemlerine ilişkin kişisel verilerinden hangilerinin saklanacağı ve bu bilgilerin saklanma süresine ilişkin prosedürlerini belirler. Mevzuattan kaynaklanan başka bir yükümlülük mevcut değilse, bu Politika’da belirtilen amaçlarla işlenen kişisel veriler, iş sözleşmesi süresi boyunca ve sözleşmenin bitiminden itibaren gerçekleştirilen faaliyetin niteliğine göre ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlığın gerektirdiği zamanaşımı süresi boyunca saklanabilir. Bu verilerin saklanmasına izin veren hukuki düzenlemeler dikkate alınarak verilerin saklanma süresi gözden geçirilir. Bu süre istisnai durumların varlığı halinde uzatılabilir. Sürenin uzatılması halinde çalışanlar süre uzatımına, gerekçeye ve saklanan kişisel veri tiplerine ilişkin bilgilendirilir.

3.3.6. İş Yerinde Güvenlik Kamerası Uygulaması

Şirketimiz, işyerlerinin güvenliğini sağlamak amacıyla çeşitli noktalara güvenlik kameraları yerleştirebilmektedir. Bu güvenlik kameralarının görüntü alanlarının tüm işyerini değil; sadece özel risk taşıyan alanları, giriş – çıkış ve benzeri alanları kapsamasına özen gösterilir.

Şirketimiz, çalışanları güvenlik kamerası ile çekim yapılan, güvenlik kameraları ile izlenen alanlar ve izlemenin amaçları hakkında bilgilendirmeye özen gösterir.

3.3.7. Şirket Tarafından Sağlanan Araçların Takibi

Şirketimiz tarafından çalışanlara araç tahsis edildiği durumlarda; tahsis edilen araçların kat edilen mesafenin belirlenmesi, akaryakıt kullanımı ölçümü, konum verisinin alınması ve benzeri amaçlarla takibi yapılabilir. Bu takip ile ilgili çalışanlar önceden bilgilendirilir.

• ÇALIŞANLARIN İŞYERİNDE GERÇEKLEŞTİRDİĞİ FAALİYETLERE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

3.4.1. Çalışanların Hangi Amaçlarla Hangi İş Faaliyetleri Özelinde Kişisel Verilerinin İşleneceğinin Belirlenmesi

Şirketimiz, çalışanların hangi iş faaliyetleri özelinde ve hangi amaçlarla kişisel verilerini işlediklerini (e-mail kontrolü, araç takip cihazları kullanımı, kamera ile izleme, işyeri giriş-çıkış takip sistemi gibi) tespit eder ve kişisel verilerin işlenme amaçları ile sağlanmak istenen sonuca uygun olacak kişisel veri işleme yöntemlerini belirlerler.

Şirketimiz kendi bünyelerinde gerçekleştirecekleri değerlendirme sonucu, çalışanların iş faaliyetleri özelinde gerçekleştirilecek kişisel veri işleme amaçlarının veya yöntemlerinin kişisel verilerin korunması kurallarına uygunluğunu sağlar.

Şirketimiz, çalışanların iş faaliyetleri özelinde gerçekleştirilecek kişisel veri işleme faaliyetlerinde görevli çalışanlarını kişisel verilerin korunması ve konuya ilişkin diğer mevzuat, ilgili mevzuat kapsamında dikkat edilmesi gereken hususlar konusunda bilgilendirilir. Bu faaliyetler neticesinde elde edilen kişisel verilere erişimi olan çalışanlar ile yapılan sözleşmelere ilave gizlilik ve güvenlik yükümlülükleri eklenir veya bu kişiler tarafından gizlilik politikaları/taahhütnameleri imzalanması sağlanır.

3.4.2. Çalışanların İş Faaliyetlerine ilişkin ilgili Şirketimizin Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri Hakkında Bilgilendirilmesi

Şirketimiz, çalışanları; işle ilgili gerçekleştirmiş olduğu faaliyetleri kapsamında ne şekilde bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulundukları (e-mail kontrolü, araç takip cihazları kullanımı, kamera ile izleme gibi), bu kişisel verilerin işlenme amaçları ve prosedürleri hakkında bilgilendirir.

Şirketimiz; iş saatleri içerisinde iş ve işyeri kurallarına uygun davranılıp davranılmadığının ve çalışanın görevlerini gereği gibi yerine getirip getirmediğinin tespiti ve işyeri ortamında huzur ve düzeni bozacak hareketler yapılıp yapılmadığının takibi ve benzeri amaçlarla çalışanın kişisel verilerini işlemekteyse ilgili çalışanları açıkça ve detaylı olarak bilgilendirmesi gerekir.

Çalışanların kendi iş faaliyetleriyle ilgili işvereni tarafından hangi kişisel veri işleme faaliyetleri yürüttüğünden haberdar edilmeleri ve farkındalık oluşması için Şirketimiz nezdinde, çalışma ortamının doğasına uygun olarak uyarılar yerleştirilir.

3.4.3. Çalışanların İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Kişisel Verilerin Başka Amaçlarla Kullanılması

Çalışanların iş faaliyetleriyle ilişkili işlenen kişisel verileri, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen şartlara ve 4. maddesinde öngörülen kişisel verilerin işlenmesi ilkelerine uygun olarak, hukuka uygun başka amaçlar için de işlenebilir. Bu amaçların neler olduğu konusunda da çalışanlar, uygun usullerle Şirketimiz tarafından bilgilendirilir.

4.           MÜŞTERİLERİN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası, müşteri talep ve şikayetlerinin takibi,  kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası, bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası, Şirketimizin tarafı olduğu ticari sözleşmelerden kaynaklanan yükümlülükleri nedeniyle gerek Şirketimizin kendi bilgi teknolojileri alt yapısı kapsamında gerek iş ortaklarımız ve tedarikçilerimizin bilgi teknolojileri alt yapısı kapsamında müşterilerin kişisel verileri işlenebilmektedir.

4.1. KONAKLAMA YAPAN MÜŞTERİLERİN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

4.1.1. İşlenen Veri Kategorileri

Şirketimiz, Otellerimizde konaklama yapan müşterilerin başta 1174 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu olmak üzere vesair mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kişisel verilerini işlemektedir.

1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunundan kaynaklanan yükümlülükler uyarınca; Otelimizde konaklama yapacak olan müşterilerin Konaklama Belgesi kapsamında kimlik kartı üzerinde bulunan bilgilerin tamamı, ikametgâh adresleri, son ayrıldıkları yer, Otele geliş tarihleri, Otelden ayrılış tarihleri, gidecekleri yer, verilen oda numarası, beraberindeki kişilerin adı, soyadı, yakınlık derecesi, yaşı, konaklayanın meslek bilgisi, araç plakası bilgileri; hizmet sözleşmesinden kaynaklanan müşteri işlem verileri (faturalandırma, ödeme işlemleri, sözleşmeler, folio bilgileri), santral hizmet verisi, Otel giriş- ortak alanlarında bulunan güvenlik kamerası kayıtları, etkinlik/organizasyon katılımcısı olunması halinde katılmış olduğu etkinliğe ilişkin kurum, seyahat acentesi, toplantı ve etkinlik organizasyonuna ilişkin bilgiler, işlem güvenliği bilgisi (Müşterilerin kullanımına sunulan Wi-Fi internet erişimi kapsamında Otelimize ait wifi bağlantısının kullanılması halinde de IP No, TC Kimlik No ve Oda No bilgisi, 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümleri uyarınca log kayıtları) vesair kişisel veri (“EK 3- Kişisel Veri Kategorileri”) Şirketimiz tarafından fiziki veya elektronik kayıt ortamlarına işlenmektedir.

Ayrıca müşterinin “ticari ileti gönderilmesine ilişkin” açık rızasının bulunması halinde, müşterinin ilgisine yönelik ürün ve hizmetleri önermek, online davranışsal reklamcılık ve pazarlama, müşteri portföy yönetimi, hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi, iletişim, optimizasyon, denetim, risk yönetimi ve kontrol, promosyon, analiz, ilgi alanları belirleme, skorlama, profilleme, pazarlama, satış, reklam, iletişim amacıyla isim- soy isim – elektronik posta adresi- telefon numarası bilgileri Şirketimiz tarafından fiziki veya elektronik kayıt ortamlarına işlenmektedir.

 

4.1.2. İşlenen Özel Nitelikli Kişisel Veri Kategorileri

Otelimiz kamu sağlığının korunması, salgın hastalıkla mücadele gibi durumların mevcut olması halinde; Müşterilerimizin, ziyaretçilerimizin ve çalışanlarımızın sağlığını en üst düzeyde korumak, Bakanlık ve ilgili İdareler tarafından işaret edilen standartlarda salgın önlemini almak, kamu sağlığına ilişkin yükümlülüklerimizi yerine getirmek, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi başta olmak üzere diğer mevzuatlardan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek maksadıyla Otelimizde konaklayan müşterilerin sağlık verilerini açık rızalarını almak suretiyle işleyebilir.

Şirketimiz, sağlık verilerini, müşterinin açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işleyebilir:

(i) Çalışanın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, sadece kanunlarda öngörülen hallerde,

(ii) Çalışanın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar eliyle işleyebilir.

Müşterinin sağlık verisinin işlenmesine açık rızasının bulunmaması, açık rıza bulunmamakla beraber yukarıda anılan “özel nitelikli kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenme koşullarının” da oluşmaması halinde Otelimiz, genel kamu sağlığının korunmasına ilişkin İdari kararlar ve ilgili mevzuat gereği müşteriye karşı hizmet yükümlülüğünü yerine getirmekten imtina edebilir.

Şirketimiz tarafından işlenmiş olan müşterilere ait sağlık verileri, yetkili sağlık kurum ve kuruluşları ile diğer kamu otoriteleri ile hukuki yükümlülüklerimiz kapsamında paylaşılabilecektir. Veriler, yasal olarak saklamamızı gerektiren başkaca bir durumun oluşmaması koşulu ile işlenmesini gerektiren nedenlerin (salgınla ilgili durumun) ortadan kalkması ile birlikte silinecektir.

 

4.1.3. İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması İlkesi

Şirketimiz, mutlaka açık ve öngörülebilir bir ihtiyaç üzerine çalışanlardan kişisel veri toplar. Şirketimiz, toplanan verilerin bahsi geçen ihtiyaçları karşılama konusunda elverişli olmasını sağlar.

4.1.4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler Otelimiz tarafından; Resepsiyon işlemleri esnasında Kimlik Bildirme Kanunu uyarınca resepsiyon görevlisince Konaklama Belgesine işlenmek üzere incelenen kimlik kartı bilgileri, doğrudan müşteri tarafından sağlanan kişisel veriler, müşterinin iletmiş olduğu tüm bilgi ve belgeler, rezervasyon talepleri, teklif talepleri, teklif formları, sözleşmeler, iletişim formu, rezervasyon bilgileri, konaklama belgesi, harcama kayıtları, Otele giriş ve ödeme, konaklama sırasında otel barında veya restoranında yeme/içme, istekler, şikayetler ve/veya anlaşmazlıklar, pazarlama programlarına veya etkinliklerine katılım, müşteri anketlerine katılma (örneğin Konuk Memnuniyeti Anketi, E-posta üzerinden teklif ve promosyonlar almak için bültenlere abone olma, Tur operatörleri, seyahat acenteleri, rezervasyon sistemleri ve diğer üçüncü kişilerden iletilen veriler, Güvenlik girişinden itibaren, güvenlik kamerası işareti bulunan alanlarda, güvenlik kamerası ile çekim yapılması, internet sitesi üzerinden Çerezler ve benzeri teknolojiler vasıtasıyla, müşterinin Otelimize ait wifi bağlantısı kullanması halinde de IP No, TC Kimlik No ve Oda No bilgisinin temini, internet sitemiz veya anlaşmalı internet siteleri gibi online hizmetler üzerinden rezervasyon yaptırıldığında ya da Otelimizden başka şekilde ürün ve hizmet satın alındığında, online iletişim hizmetlerinden Otelimize ulaşıldığında, olası özel talepler veya tercihlerle ilgili müşterinin Otelimizi bilgilendirmesi halinde, bir bültene, ankete, yarışmaya veya promosyon teklifine kaydolunduğunda müşterilerin kişisel verileri yazılı veya elektronik ortamda toplanabilmektedir.

4.1.5. Müşterilerin Kişisel Verilerini İşleme Amaçlarımız ve Dayanılan Hukuki Nedenler

Müşterilerin kişisel verileri, şirketimiz tarafından Kanunlarda açıkça öngörülmesi, Şirketimizin müşteri ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinden kaynaklanabilecek olası ihtilaflar bakımından hukuki emniyetinin sağlanması ve bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla benzer amaçlarla Kanun’un 5 v